FAQ - Spørgsmål og svar om Spejdernes Medlemsservice

Hvordan får jeg hjælp?

Hvis du ikke kan finde svar her eller i vejledningerne, er du velkommen til at skrive til medlem@dds.dk. Du er også velkommen til at ringe til Korpskontoret

Sender du en mail, så sidder der en række frivillige, som ofte kan levere svar inden for ganske få timer. Kan de ikke selv svare på spørgsmålet har de mulighed for at sende det videre til f.eks. vores administration der så vil svare.

Hav lidt tålmådighed her den første måned, hvor vi alle skal lære Medlemsservice at kende.

Hvordan er det gået med de data som er konverteret?

Alle medlemmer er konverteret med korrekt medlemsstatus og gruppetilknytning fra Blåt Medlem.

I kursussitet er email adresser tilføjet et .invalid så vi ikke risikerer at der utilsigtet bliver sendt mails
 

Når jeg vil melde personer ind kommer jeg i stedet til dublettjek

Vi arbejder på at lavet nogle justeringer til dublettjek, så der bliver lidt færre af dem og det bliver lettere at rydde op i de dubletter, som man måtte have i sin gruppe.

Vores udviklere ser på det og kommer forslag til justeringer.

Hvilke funktioner er der i Spejdernes Medlemsservice?

Spejdernes Medlemsservice udrulles løbende

Medlemsregistrering, selvbetjening, mail og SMS

Pt. følgende funktioner klar:

  • Medlemsregistrering som det kendes fra Blåt Medlem
  • En hjemmeside med selvbetjeningsløsninger til medlemmer og ledere
  • Et modul til kommunikation med gruppens medlemmer via mail eller SMS

Regnskabsmodul
November 2016 åbnes der for:

  • Et regnskabsmodul til at håndtere gruppens eller Divisionens regnskab med mulighed for opkrævning af kontingent hos medlemmerne.

Arrangementsmodul
Januar 2017 åbnes der for Fase 3, der indeholder:

  • oprettelse af ture og arrangementer med mulighed for direkte betaling
     

Kan jeg komme på kursus i Medlemsservice?

Der afholdes i løbende en række introduktionsaftner.

Klik her for mere information om introduktionskurserne

I 1. kvartal udbydes en række kurser målrettet kasserer, der kommer mere information når de er klar.
                     

Hvordan får jeg brugernavn og kodeord(password)?

Brugernavnet er enten medlemsnummer eller mail-adresse.

Du kan genbruge din adgangskode fra Blåt Medlem

Har man ikke en adgangskode i Blåt Medlem, kan alle medlemmer, der er oprettet  med en gyldig e-mailadresse bestille en adgangskode første gang man vil logge ind på Spejdernes Medlemsservice Du bestiller kodeordet ved at klikke på Nulstil kodeord

Det er vigtigt, at man så vidt muligt sikrer, at medlemmer er registeret med deres egen e-mailadresse, da det er forudsætning for at få et login, der virker så enkelt som muligt. Hvis den samme e-mailadresse er anvendt flere gange vil loginfunktionen blive suppleret med en ekstra procedure, hvor man via medlemsnummer kan bestille login til det medlem, man ønsker ny adgangskode til.

Medlemmer der ikke har en gyldig e-mailadresse vil naturligvis blive kopieret, men de kan ikke få adgang til selvbetjeningsdelen.
Hvis man efterfølgende får en e-mailadresse har man mulighed for at bestille et nyt password.

Krav til kodeordet(password) er minimum 8 tegn og det skal være en kombination af store og små bogstaver og tal.

Hvilke data er kopieret til Spejdernes Medlemsservice?

Data fra Blåt Medlem kopieres til Spejdernes Medlemsservice. Da opbygning af de to systemer er lidt forskellige, vil der være nogle data, som får nye betegnelser og der vil være data, som vi ikke flytter med. Du kan læse mere om konverteringen i de følgende afsnit.

Medlemsstatus

Alle medlemmer kopieres til Medlemsservice med samme status, som de havde Blåt Medlem. Fremover skelner vi mellem to typer af medlemstilknytning: Korpsmedlemsskab(Primært) og Enhedsmedlemskab(Funktion).
Korpsmedlemsskab svarer til de aktive medlemmer i Blåt Medlem. Det enkelte medlem kan kun have et korpsmedlemsskab(Primært) og det er altid knyttet til en Gruppe, Division, Arrangement, Center eller Korps.
Enhedsmedlemsskab er en funktion i den enhed, hvor det enkelte medlem er aktiv

Personoplysninger

Navn, adresse, telefon, mail, fødselsdato, køn og medlemsnummer kopieres.

Pårørende

Pårørende oplysninger kopieres også, og den enkelte pårørende bliver registreret på samme måde som et medlem. Det giver mulighed at genbruge kontaktoplysningerne på pårørende, når der er flere søskende.

Børneattest

Ledere som har en børneattest registreret på sit medlemskort får de oplysninger flyttet med til Medlemsservice.

Funktioner

Funktioner er de roller og tilknytninger man har i Korps, Division, Gruppe osv. Enhedsmedlemsskab er en ny funktion, der beskriver i hvilken enhed det enkelte medlem er aktiv.

Enheder

Alle aktive enheder kopieres.

Funktioner

Alle funktioner i Gruppen kopieres og vil fremgå af Gruppens stamkort.

Medlemmer

Aktive medlemmer i gruppen oprettes som Primært medlem i Gruppen og med funktionen Enhedsmedlem i den enhed, hvor man aktiv.
 

Kontingent

Oplysninger om kontingentbetalinger kopieres med til Medlemsservice, og vil fremgå af det enkelte medlems stamkort.

Divisioner

Underenheder i Divisionen er som udgangspunkt Grupperne, men Divisionen kan for at oprette enheder i form af f.eks. en Klan eller et Udvalg

Funktioner

Alle funktioner i Divisionen kopieres og vil fremgå af Divisionens stamkort. Nogle få funktioner skifter navn, så de bliver mere entydige. Divisionschef hedder fremover Divisionschef og ikke Leder og tilsvarende bliver Kasserer til Divisionskasserer.

Medlemmer i divisionen

Alle medlemmer, som er registreret som medlem i divisionen kopieres over på samme måde som i grupperne.
 

Hvad kommer ikke med over i Spejdernes Medlemsservice?

I forbindelse med udviklingen af Spejdernes Medlemsservice er der blevet prioriteret mellem en lang række ønsker til funktionalitet og nedenstående registreringer er noget af det, vi har været nødt til at fravælge for at få andre funktioner med.

  • Årsstjerner og Aktivitetsmærker
  • Bade/svømmetilladelse (der er intet lovkrav om dette)
  • Køretilladelse (der er intet lovkrav om dette)
  • Kommentarer

Vi valgt ikke at konvertere kommentarer der er registreret på det enkelte medlem. Nogle af oplysninger kan være om særlige hensyn eller sygdom, andre mere generelle bemærkninger. Der felter i Medlemsservice til dette og vi har vurderet, at en kopiering af data ikke kan ske med en tilfredsstillende kvalitet.

Hvad kan vi med det nye medlemsservice?

Bedre og nemmere adgang til at rette og opdatere: 

  • Spejdere og forældre får adgang til en brugervenlig hjemmeside, hvor de både kan vedligeholde deres oplysninger og betale kontingent og tilmelde sig ture og lejre.
  • Mulighed for elektronisk indmeldelsesblanket integreret på gruppens egen hjemmeside
  • Sende mail og SMS til enhedens medlemmer
  • Udtræk af adresselister ud fra egen definition/skabelon
  • Enhedsledere kan rette og redigere enhedens medlemmer
  • Gruppens og enhedens stamdata kan benyttes på hjemmesiden
  • Divisionsledelsen får adgang til adresser på alle i Divisionen
  • Integreret regnskabssystem. Som en del af medlemsservice følger der et komplet regnskabsmodul, med mulighed for kontingentopkrævning, håndtering af lederes udlæg og opkrævning af deltagelse i lejre og ture
  • Nem og overskuelig adgang til data og funktioner fra både PC, mobiltelefon eller tablet.

Hvilke værktøjer er der til kassererne?

Regnskabssystem

Som en del af Medlemsservice følger der et færdigt regnskabsprogram med. Det har mange af de samme funktioner som man kender fra tilsvarende systemer(WinKas, Conventus, e-conomic, mfl.) og er en afløser for regnskabsdelen i Blåt Medlem. Der er oprettet et “standard” regnskab med tilhørende kontoplan som passer til langt de fleste grupper og divisioners behov. Er standard ikke den rigtige løsning, er der masser af muligheder for tilpasninger.

I forbindelse med udvikling af Medlemsservice har der været særligt fokus på følgende funktioner:

  • Kontingentopkrævning
  • Afregning af udlæg
  • Betaling for deltagelse i ture og arrangementer – klar januar 2017

Dertil kommer mulighed for at importere kontoudtog fra bank, så det kan danne grundlag for bogføringen.

Kursus for kasserere

I løbet af efteråret og første kvartal 2017 bliver der i samarbejde med KFUM-Spejderne, De grønne pigespejdere og Det Danske Spejderkorps udbudt en række kurser, hvor man som kasserer får en grundig introduktion til regnskabsdelen i Medlemsservice